Af Line Pihl Ejlertsen & Steffie Bahr Lund
Landets ledere står lige nu overfor en ledelsesudfordring. Den 11. marts opfordrede regeringen til, at så mange som muligt holder sig hjemme i løbet af de efterfølgende 14 dage på grund af det stigende antal smittede med Coronavirus i Danmark. Det betyder, at mange ledere har været nødt til at bede deres medarbejdere om at arbejde hjemmefra. Men hvordan opretholder man et godt virtuelt arbejdsmiljø, der kan være med til at motivere medarbejdere?
Anne Stampe Olesen, der til daglig er driftsleder for Freeway Koncernen, har siden sidste uge siddet i hjemmekarantæne sammen med CEO Mia Wagner. Vi ringede til Anne og fik en snak om, hvordan hun holder sig selv og sine medarbejdere motiverede, når de skal arbejde og praktisere god digital mødepraksis hjemmefra.
Læs her hendes fire bedste råd.
1. Bevar arbejdsrutinerne Virtuelle arbejdsdage behøver ikke at være meget anderledes end de arbejdsdage, hvor man møder op på arbejdspladsen. Den mentale association vi laver mellem arbejde og kontor, kan være med til at holde os produktive, og den association behøver ikke gå tabt, når man arbejder hjemmefra. Anne har selv forsøgt at holde fast i de normale arbejdsrutiner, hvad end der har været tale om møder eller morgenrutiner på kontoret.
“Vi prøver at holde den struktur, som vi hele tiden følger. Vi holder derfor fortsat vores daglige morgenmøder på 15 minutter i afdelingerne og på tværs af virksomheden, og hver anden tirsdag holder vi vores statusmøder og planlægningsmøder. Hver morgen tjekker vi også mails og klikker os ind på Teams i de forskellige møder og sidder med hver vores arbejdsopgaver. Bortset fra at vi ikke bevæger os ud og sidder på vores kontor, ligner dagene faktisk en ganske almindelig dag på kontoret.”
2. Hold en skarp mødestruktur Under fysiske møder gælder en række uskrevne regler. Man afbryder for eksempel ikke når andre taler, besvarer mails eller forlader mødet i utide. Det samme gør sig gældende under virtuelle møder, og Anne anbefaler, at man er særlig opmærksom på mødernes struktur.
”Jeg vil anbefale, at man holder en skarp mødestruktur, ligesom under alle andre møder, men at man er mere opmærksom på strukturen, når man har møder via Skype eller Teams. Folk kan nemt komme til at snakke oven i hinanden, og så kan det være en idé at slå mikrofonen fra, når man ikke taler.”
3. Reserver tid til at fokusere Et godt virtuelt samarbejde afhænger ikke alene af medarbejdernes digitale tilgængelighed. For at fastholde motivationen kan det være nødvendigt at give medarbejderne mulighed for at bede om virtuel arbejdsro, og det kan man gøre ved blandt andet at indføre et dedikeret tidsrum til egen arbejdstid eller, som de kalder det hos Freeway, stilletid.
“Hos Freeway har vi en regel om, at mellem klokken 10 og 12 har vi stilletid, hvor vi arbejder uden at forstyrre hinanden. Så i det tidsrum er der simpelthen helt stille, og det overholder Mia og jeg også.”
4. Vis at du er tilgængelig På kontoret er det som regel let at åbne døren og signalere tilgængelighed og lukke den igen, hvis din tid og fokus er afsat til anden side. Dine medarbejdere er derfor ikke i tvivl om din tilgængelighed, og på samme måde skal du give dine medarbejdere klare virtuelle rammer for, hvordan du signalerer, at du er tilgængelig. Netop det har Anne forsøgt at gøre.
”Her i starten har jeg gjort meget ud af at være tilgængelig for mine medarbejdere, og jeg bliver ved med at fortælle dem, at jeg er tilgængelig, og jeg prøver, at deltage i alle de aktiviteter jeg kan.”