DecisionCaddy har fokus på gentagne beslutningsmøder, ofte kaldet leder-, styregruppe-, komite-, udvalg-, eller bestyrelses-møder. På trods af de mange navne har disse møder oftest det til fælles, at de er indkaldt for at træffe beslutninger og løse eskaleringer fra organisation. Vores fællesbetegnelse for denne type af møder er beslutningsmøder.
Når en organisation vil arbejde med sin mødekultur er disse ledergruppemøder og styregruppemøder det bedste sted at starte, fordi møderne og mødedeltagerne gentages, og man derfor kan indføre en ny mødepraksis og løbende justere for at optimere effektiviteten af organisationens mødekultur.
I større organisationer er der som oftest én eller flere personer der arbejder med og omkring et beslutningsmøde. Vi refererer til denne rolle som "mødefacilitator" og anbefaler at én person pr. beslutningsmøde har denne rolle, så man altid ved hvem der er ansvarlig for kvaliteten.
Der er mange forskellige opgaver der kan falde ind under mødefacilitator-rollen, alt fra indkaldelse i Outlook til ledelse af selve mødet. I praksis deles disse opgaver ofte af flere personer, men det er vigtigt at én person har det overordnede ansvar. Vi inddeler mødefacilitatorens opgaver og ansvar i fem faser.
Hvis man vil have en mere effektiv mødekultur, bør man arbejde med optimering af alle fem faser af mødepraksis:
Planlægning:
Hvornår skal møderne finde sted? Et simpelt spørgsmål med overraskende komplekst svar. Som udgangspunkt anbefaler vi hyppige og korte møder, fordi det sikrer at folk ikke glemmer diskussionerne fra det foregående møde, og man undgår lange møder hvor folk bliver uoplagte. Det betyder også mindre, hvis man bliver nødt til at aflyse et møde, fordi der er kortere tid til næste møde.
Nogle gange ender man alligevel med f.eks. månedlige ledergruppemøder, og så bliver det vigtigt at sikre at møderne ligger rigtigt i forhold til f.eks. budget process, bestyrelsesmøder, eller andet som kan have betydning. Her kan se mere om det digitale værktøj Plandisc, der understøtter effektiv planlægning.
Forberedelse:
Hvad skal fokus være i det kommende møde? Måske er formålet med forumet givet, hvis det f.eks. er en styregruppe for et givent initiativ/projekt/must-win-battle, og dermed er retningen givet for hvad formålet med det enkelte møde er. Alligevel er det vigtigt at forholde sig til hvad der er allervigtigst at fokusere på, og så tage de vigtigste emner øverst på agendaen.
Nogle gange er formøder nødvendigt, men ellers er forventningsafstemning en vigtig del af forberedelsen. Er det f.eks. forventet at alle har læst alt omdelt materiale?
Mødeafholdelse:
Hvordan afholdes effektive møder og hvordan faciliteres de? I forbindelse med facilitering af beslutningsmøderne finder alle fem faser af mødepraksis sted, hvor imod selve rollen som mødefacilitator kun er gældene under afholdelse af møderne. Ligesom med facilitering af beslutningsmøder, er det ikke sikkert at alle opgaver der hører under rollen udføres af den samme person. F.eks. kan det være en fordel som mødefacilitator at uddelegere tidsstyrring og referatskrivning, hvis disse er relevante.
Det er vigtigt, at man i mødet konkluderer på hvert agendapunkt, gerne på skrift, så alle kan se det, inden man går videre til næste punkt. Det tager lidt ekstra tid, men øger sandsynligheden for at mødedeltagerne går fra mødet med fælles forståelse af hvad der er blevet aftalt.
Kommunikation:
Hvordan kommunikeres de beslutninger og actions, der blev foretaget under mødet, ud til de rette personer? En beslutning der ikke bliver kommunikeret, har pr. definition meget lidt effekt - det vil sige møder med dårlig kommunikation er ineffektive. Egentligt er det en ledelsesopgave at kommunikere ud af møderne, men i praksis har folk ofte så travlt, at der kan gå lang tid før budskaberne bliver delt, hvis overhovedet.
Derfor er mødefacilitatoren medansvarlig for at sikre at de væsentligste ting fra mødet bliver kommunikeret.
Opfølgning:
Hvordan følges der op på møderne og de actions, der blev givet under mødet? Imellem møderne er det vigtigt at der bliver fulgt op på de aftaler der blev indgået, uanset om det er at tjekke at de beslutninger man har truffet bliver efterlevet, eller om det er at følge op på opgaver. Dette er i princippet også en ledelsesopgave, men igen kan en mødefacilitator hjælpe med at række ud mellem møderne for en status.