Brug Microsoft Teams som en del af din organisations digitale mødepraksis.
Microsoft Teams blev en del af Office 365 i 2017, og brugen af Microsoft Teams som samarbejdsplatform er siden eksploderet. I dag bruger de fleste større virksomheder i Danmark platformen i én eller anden udstrækning.
Microsoft Teams er meget mere end en samarbejdsplatform målrettet projektgrupper med daglig interaktion. Det er derudover yderst velegnet til at understøtte mødeprocesser, f.eks. i forbindelse med ledergruppemøder og styregruppemøder. Uanset om disse er virtuelle, fysiske eller en kombination, så kan du benytte dig af Microsoft Teams funktionelle aspekter, som netop er tilpasset jeres behov.
Opret et Team til din ledergruppe - så er du godt igang
Når du har oprettet et Team til din ledergruppe, så har du ét sted til chat og fildeling for din ledergruppe. Derudover er Skype og Outlook/kalender integreret så planlægning af nye møder og virtuelle møderum er tilgængelig samme sted. Deling af referat fra mødet og opfølgning på opgaver via Planner er også lige ved hånden. Endeligt bliver det hele tilgængeligt via den brugervenlig app Microsoft Teams til din smartphone, som lader dig og dit ledelsesteam navigere mødemateriale mm. mens I er på farten.
Ved hjælp af standardfunktionerne kan I således understøtte de "Fem faser af mødepraksis" som tidligere beskrevet på bloggen, og som er afgørende vigtige for at få nogle gode og effektive møder.
Herunder følger nogle praktiske råd til hvordan du kan administrere din ledergruppe i Microsoft Teams platformen.
Tilpas en "kanal" til ledergruppemøder
Et "Team" (Web-afdeling) kan have flere "Kanaler" (f.eks. "Generelt" og "Ledergruppe - Web", som det ses ovenfor på billedet samt på skærmbilledet nederst på siden. Ved at lave en kanal dedikeret til møderne i Teamet kan man samle de mest relevante værktøjer under "tabs" (Se stiblet, orange, markering på nederste skærmbillede). Ved at klikke på "+" får man adgang til at indsætte en lang række værktøjer som man måtte finde relevante. F.eks. "Planner" som er et godt værktøj som action-log/opgavelist. Det anbefales også at have tabs med Chats, Filer, Liste af møder, Beslutninger, Opgaver/Actions samt et Årshjul.
En tilføjelses-app, som arbejder på tværs af Outlook og Microsoft Teams
Mange ledere lever i deres kalender i Outlook og ser måske ikke en ny "samtale", som vist herunder, hvor en indkaldelse med agenda dukker op, evt. med link til materiale til mødet.
Her kan man f.eks. få hjælp af en 3. parts app, Decisions, som tillader at man opbygger sin dagsorden i Microsoft Teams, og automatisk deler link til en browser-tilgængelig version af mødedetaljer. Dvs. agenda før mødet, og efterfølgende til referat, beslutninger og opgaver.
Eksempel på en notifikation der dukker op under "Samtaler" i ens Team, når der frigives en ny dagsorden i Decisions-appen.
Eksempel på mødeindkaldelse i Outlook med link "View agenda" til en online, browser-tilgængelig version af dagsorden.
Her er et eksempel på at mødet er afholdt og referatet er tilgængeligt, ligeledes de 2 beslutninger (decisions) og de 8 "tasks" der bliv dokumenteret på mødet.
Overblik for beslutningsmøder planlagt i Decisions
Som nævnt viser det sidste skærmbillede herunder i denne blog-post det overblik som brugere af Microsoft Teams programmet kan få over et beslutningsmøde og en møderække. I senere blog-posts vil vi kigge nærmere på de andre værktøjer der vist herunder i tabs i den organgestiplede kasse.
Er du interesseret i en uforpligtende gennemgang af mulighederne for din organisations digitale mødepraksis, så skriv gerne til info@decisioncaddy.dk eller ring til +45 2033 2947.