Den største opgave for en projektleder er at sikre at komplicerede projekter forløber gnidningsfrit. Dog er der typisk en række faktorer, der kan påvirke arbejdet både internt og eksternt. Vi tager et kig på de fem største udfordringer en projektleder står overfor i den daglige projektledelse.
Top 5 udfordringer for Projektlederen
1. Corporate problemer Det første problem en projektleder sandsynligvis møder er internt. Organisationen har måske ikke defineret mål og delmål inden projektet er startet op. Det udgør potentielt et stort problem for projektlederen på sigt. Et dårligt planlagt projekt vil med stor sandsynlighed gå galt på sigt. Det er derfor uhyre vigtigt at mål, budget og tidsramme er diskuteret og på plads inden projektet påbegyndes. Det er også godt at have flere ideer til gennemførsel i ærmet i tilfælde af at den første projektidé ikke kan gennemføres.
2. Problemer med dine kollegaer Lad os indse det, et projekts succes afhænger af dine kollegaer, der skal afvikle det. Som projektleder er det andet problem du med stor sandsynlighed står overfor er at du skal samarbejde med enten uerfarne eller ukvalificerede kollegaer. Denne udfordring vil med garanti sænke processen og måske endda resultere i et ufærdigt og ikke succesfuldt projekt. Det er altså vigtigt at du har de rette medarbejdere med på dit hold. Hvis ikke skal du være med til at sikre, at de rette færdigheder kan tilegnes så projektet ikke lider under de forkerte projektdeltagere manglende kvalifikationer.
3. Vedligehold en lav risiko Som projektleder er det forventet at du arbejder med en lav risiko. Det er en svær øvelse, særligt fordi der kan være interne faktorer, der påvirker dit arbejde. Du kan reducere risikoniveauet i dit team ved at samle tilstrækkelig information om projektet, opbygge tillid til medlemmerne af din styregruppe og ved at vide hvilke dele af projektet der er gennemførlige og hvilke du skal nå at ændre inden det er for sent. Dette er et løbende arbejde, som du hele tiden er nødt til at kontrollere for.
4. Udfordringer i kommunikationen Du vil formegentligt opleve kommunikationsproblemer mellem dig og dine projektdeltagere samt projektdeltagerne imellem. Som projektleder skal du være åben, lyttende og tilgængelig så alle projektdeltagere kan komme til dig med deres eventuelle bekymringer.
Husk at være eksplicit overfor alle deltagere om hvorfor deres deltagelse er afgørende for at projektet lykkes. På den måde kan du skabe transparens og give dine projektdeltagere de rette redskaber til at italesætte deres værdi og udfordringer. Vær opmærksom på at ingen kommunikation eller misforståelser i din kommunikation udgør en stor risiko for hele projektgennemførelsen.
5. Ledelsens forventninger Det er afgørende at du ved hvad dine projektdeltagere forventer af dig samt af deres leder ved hvad du forventer af dem. Når du har afstemt disse forventninger er det lettere at opnå dine mål og delmål og at få hjælp via nærmeste leder til at drive projektet frem.
Nem adgang til viden, deadlines, træning og betaling er nogle af de kritiske faktorer, du bør diskutere med din ledelse med jævne mellemrum. Det er den sikre måde til at lykkes med dit projekt.