Debatindlæg af Projektkonsulent, Steffie Lund
”Mødereferater har ingen værdi i sig selv, og skal udelukkende bestå af handlingsanvisninger”
Det var den påstand vi mødte, da vi i februar måned 2020 besøgte otte danske virksomheder til et interview om deres mødekultur. Der viste sig at være adskillige dogmer, der dominerer mødekulturen, og mit gæt er, at sidder du selv i en stor eller mellemstor organisation, støder du selv på dem.
Du kan måske endda genkende nogle af de udtalelser, der kom som svar på spørgsmål om bl.a. referater og mødekultur:
”Hvis de ikke kan deltage i mødet, må de læse referatet. Det er deres eget ansvar.” - Direktør
”Det er ikke altid at dem der ikke deltager i mødet, får alt de nødvendige informationer, de kan spørge deres leder om en opdatering”. – HR Business Partner
Som HR Assistent har jeg i sin tid selv deltaget i beslutningsmøder, både som deltager og som referent, og jeg er hyppigt stødt på fortravlede ledere, projektledere og medarbejdere. Alle er hurtige til at blive enige om, at disse møder på én og samme tid er med til at sikre et beslutningsgrundlag, hvor man er sikker på at de rette stakeholdere får deres at skulle have sagt, og samtidigt er årsag til at de selvsamme medarbejdere ikke har tid nok til at eksekvere på deres opgaver. Den gyldne middelvej, er der ikke mange bud på hen over kaffemaskinen.
Det kan skyldes at denne vante enighed er en måde, hvorpå socialiseringen i organisationen finder sted. Men jeg kan alligevel ikke lade være mere at bekymre mig over tendensen.
Særligt var en af de hyppigste påstande, at mødereferater ikke har en værdi i sig selv fordi ”dem er der ingen, der læser”, og derfor skal bestå af korte handlingsanvisninger, som giver mødedeltagerne klare retningslinjer i forhold til de opgaver, der udspringer af mødet. Der var uafhængig konsensus på området blandt de adspurgte ni interviewpersoner, og det rationelle i argumentet er da også medgivet.
Selv har jeg siddet med som referent på et møde, der foregik på tværs af organisationer, hvor repræsentanter fra produktion, funktionærstab og ledelse er samlet for at træffe beslutninger om organisationens ve og vel.
Lettere grøn på området, udarbejdede jeg i starten detaljerede beskrivelser af, hvad der blev diskuteret, hvilke informationer der blev givet af hvem og hvilke beslutninger, der blev truffet. Det var måske min egen misforståede forestilling af et godt mødereferat, og sådan havde vi gjort hidtil.
Det tog med andre ord et par gange, før den nye mødeleder sukkende fik gjort det klart for mig, at han ikke ønskede et flere siders mødereferat, men blot ønskede de opsummerende handlingspunkter. Faktisk allerhelst i et Excel-ark.
OK, tænkte jeg. Han vil hellere informere den resterende organisation om de initiativer og diskussioner på en anden måde end via et mødereferat. Det er måske en meget god måde at gøre det på, tænkte jeg optimistisk.
Tiden gik, og forsamlingsmøder og måneder senere gik det op for mig, at min forventning til at der blev informeret videre desværre ikke blev til noget. Faktisk skete der ikke andet end at proceduren for mødereferatet, nu var blevet minimeret til et vagt formuleret Excel-ark, der gjorde sig mindre godt på de fysiske tavler. Medarbejderne begyndte derfor at henvende sig til mig, for at høre, hvad der egentligt var sket med deres forslag og hvad der var blevet sagt under mødet. For det var de vant til selv at kunne læse.
Pointen er at dette, langt fra enestående eksempel, kan være udtryk for at der sker en afvikling hen imod den måske forældede disciplin, at skrive informative mødereferater under beslutningsmøder.
Jeg er stor fortaler for udvikling af interne processer, men oplever imidlertid også at mødekulturen i dag bevæger sig hen imod en negligering af det ledelsesmæssige ansvar for at kommunikere i forbindelse med beslutningsmøder. Den efterfølgende kommunikation på bagkant af et beslutningsmøde er således reduceret til korte punkter med handlinger, mens kutymen er at den tabte information bliver videregivet mundtligt.
Men er der i virkeligheden et paradoks i denne betragtning? Er det muligt at have både en ultrakort handlingsanvisning og fastholde en mødekultur, hvor det er op til mødedeltagerne selv at sikre den rette opfølgning og information, også i de tilfælde, hvor de ikke kan deltage?
Min påstand er at der igennem tiden er opstået en mødekultur, der underkender betydningen af et velskrevet mødereferat og som samtidigt negligerer det ledelsesmæssige ansvar, der følger med når et beslutningsmøde slutter.
Deltag i debatten på LinkedIn eller skriv et modsvar til info@decisioncaddy.dk