Af Line Pihl Ejlertsen og Jane Vilsgaard.
Samarbejde i virksomheder afhænger i højere grad af digitale løsninger. Men det kan hurtigt blive en ulempe fremfor en fordel, hvis ikke der skabes en fælles kultur og adfærd omkring brugen af nye digitale løsninger. Vi har været forbi virksomheden Advansor, som har formået at opnå netop det, da de gik over til Microsoft Teams. Læs her hvordan og hvad deres næste skridt er.
Vi fanger Advansors direktør, Kristian Breitenbauch, inden dagens sidste møde. Kristian er i et godt humør, og det er med god grund. Tilbage i 2006 var Advansor en start-up, og i dag er det en markedsførende producent med over 200 fastansatte, der beskæftiger sig med design, produktion, salg og servicering af CO2-kølesystemer.
Da Kristian for lidt over to år siden overtog direktørposten hos Advansor, stod virksomheden dog overfor en udfordring. Kristian kunne se et gab mellem de medarbejdere, der sad på hovedkontoret, og dem der sad ude i verden. På hovedkontoret havde man også lagt mærke til en ny udfordring i det daglige arbejde. "Efterhånden som vi vækstede, lagde vi mærke til, at vi ikke fik delt information videre til vores sidemand eller kollega,” fortæller Advansors IT ansvarlige, Martin Jensen. “Så vi var nødt til at finde et værktøj, hvor vi kunne have alt viden og daglig kommunikation samlet, for før i tiden vidste alle, hvad der foregik i afdelingerne.”
Derfor satte Kristian sig som ny direktør for at finde et digitalt værktøj, som kunne hjælpe Advansors medarbejdere med at samarbejde på tværs af afdelinger og geografi.
Den rette samarbejdsplatform
Valget faldt på Microsoft Offices nye samarbejdsplatform Microsoft Teams. Selvom det var et relativt nyt digitalt værktøj, var det ikke nogen svær beslutning for Advansor. Microsoft Teams var nemlig allerede en del af deres Office 365 pakke, så der var ikke behov for investeringer i ny software.
Fra sit tidligere arbejde havde Kristian kendskab til en anden samarbejdsplatform, men hos Advansor var der behov for et digitalt værktøj, der på den ene side kunne samle den daglige kommunikation, så medarbejderne igen fik et overblik over, hvad der skete i de forskellige afdelinger. På samme tid skulle der være mulighed for at samle vigtige informationer og filer, så vigtig viden ikke gik tabt, når nogen for eksempel skiftede job.
Selvom valget kan være nemt, kan virksomheder alligevel ende med at stå overfor en særlig udfordring, når en ny digital løsning implementeres. De er nemlig nødt til at sikre sig, at medarbejderne tager den nye digitale løsning til sig, og med det for øje fandt Advansor en særlig indgangsvinkel.
En social indgangsvinkel
Som noget af det første i implementeringen, blev Microsoft Teams gjort til en fast del af medarbejdernes morgenrutine, når de møder ind. “Vi har gjort det, at når medarbejdernes PC’er starter op, så starter Teams op på samme tid og dukker op midt på skærmen,” fortæller Martin. “På den måde kan medarbejderne næsten ikke undgå at kende til Teams.”
Men for at motivere medarbejderne til aktivt at bruge Microsoft Teams, har den daglige kommunikation på platformen spillet en særlig rolle i medarbejdernes adoption af platformen. Den daglige kommunikation er for eksempel præsentation af nye medarbejdere og kantinens menu. På den måde kan brugen af platformen hos Advansor karakteriseres som en form for intranet, og selvom det kan virke simpelt, har Martin oplevet det som en afgørende tilgang.
“Det sociale aspekt giver medarbejderne en god indgangsvinkel. På den måde kan de se ideen i at bruge Teams, i stedet for at det bliver en platform, hvor kun lederen kommunikerer,” fortæller Martin. “På den måde har vi forsøgt at gøre det åbent og relevant for alle.”
Kristian fortæller, at han tidligere har set mange dyre intranetprojekter, der aldrig bliver til noget. Så for at være sikker på, at man hos Advansor tog Microsoft Teams til sig, valgte han også at sætte et godt eksempel, ved for eksempel selv at dele opslag og motivere medarbejderne inde på Teams. Og det bemærkes hos medarbejderne. “Han holder øje med hvad der sker derinde,” fortæller Majken Egholm, fra salg- og supportafdelingen. “Og så skrev han for eksempel her til morgen ‘godt gået, der var lige landet 11 ordrer’ i et opslag.”
Vejen til stærk data-disciplin
Under implementering af nye digitale løsninger kan virksomheder også risikere, at brugen kommer ud af kontrol. Hos DecisionCaddy har vi tidligere set, hvordan for eksempel antallet af kanaler, på en platform som Teams, kan eksplodere, og at virksomheder mister overblikket over aktiviteten. For at finde den gyldne mellemvej og opnå en stærk data-disciplin på Teams, har Advansor blandt andet lavet retningslinjer og aftaler om, hvornår der som udgangspunkt skal laves opslag.
“Vi stiller simpelthen nogle krav til, hvornår man skal bruge det, for ellers tror jeg ikke på at det kommer i gang,” fortæller Kristian. For eksempel er det aftalt, at afdelingslederne deler et opslag om nye medarbejdere under on-boarding processen, og når virksomheden får vigtige besøg, laves der ligeledes et opslag.
For at sikre overblik og struktur på Microsoft Teams har Advansor etableret et begrænset antal overordnede Teams, og derunder har de oprettet kanaler til diverse projektgrupper. IT-afdelingen har i princippet fuld kontrol over de overordnede Teams, men giver for så vidt muligt medarbejderne frihed under ansvar. “Jeg tror på det bedste i folk, og de har fået fri leg,” fortæller Martin. “Dem der har lavet deres egen kanal har været glade for det, og alle kanalerne har indtil videre været arbejdsrelateret. Så vi har ikke set nogen grund til at topstyre brugen endnu.”
Men for at sikre sig, at inaktive kanaler ikke bliver hængende i Teams, bruger Advansor et simpelt, men effektivt redskab. “Vi har lavet nogle scripts, der automatisk sletter kanaler, hvor der ikke har været nogen aktivitet i et bestemt antal måneder,” fortæller Martin.
Næste skridt
Overgangen til Microsoft Teams hos Advansor har været vellykket, men der er fortsat en forandringsrejse i gang. Lige nu har Kristian særlig fokus på at udvide brugen af videomøder og opkald i Microsoft Teams på tværs af hele Advansor. “Jeg har folk siddende på 12 lokationer,” fortæller Kristian. “Og det var vigtigt at få dem med på forandringsrejsen, så jeg er begyndt at holde mine egne møder på video og lave månedlige town-hall meetings over webcam.”
Inden sit initiativ oplevede Kristian, at mange konflikter blev til mails, der hele tiden blev længere i stedet for at blive løst. I dag ser han ledere, der har medarbejdere siddende andre steder, have dialog over video i stedet for mails, og det betyder ifølge ham, at man får en meget bedre dialog. Men næste skridt er at konvertere endnu flere mails til opkald.
“Det næste er at finde ud af, hvordan vi kan nå til et punkt, hvor vi besvarer en mail med at trykke på videokald, og så tage det over instant-call,” fortæller Kristian. “Vi er egentlig gået så langt, at alle, uanset hvem man er, har fået et webcam og et ordentligt headset, og vi har indkøbt telefonbokse og sikret os at alle kan bruge videokald i mødelokalerne, så der ikke er nogle tekniske hindringer.”
Hos DecisionCaddy er vores ambition at rådgive dig og din virksomhed til en effektiv digital mødepraksis. Se hvordan vi kan hjælpe dig og din virksomhed her.